会计档案管理制度

第一章  总   则

第一条 为了加强固原市住房公积金管理中心（以下简称中心）的会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》，结合中心实际，特制定本办法。

第二条 会计档案是指住房公积金管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计核算专业资料，是记录和反映住房公积金管理活动的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证和其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账簿及其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、会计报表附注和文字说明，其他财务会计报告。

（四）其他类：银行对账单，银行存款余额调节表，各类登记簿，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。

第三条 会计档案包括以下电算化会计档案：

（一）会计软件程序及与其有关的文档资料；

（二）计算机打印出来的书面等形式的会计数据；

（三）以光盘、磁盘、磁带及其它磁性介质等存储的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等。

第四条 中心应指定专人负责会计档案管理工作，各分中心也应安排相关人员负责会计档案管理工作，出纳人员不得整理、保管档案。

第二章  会计档案的立卷、归档

第五条 应立卷归档的会计资料，必须及时移交给会计档案管理部门和人员集中管理，任何个人不得据为己有。

第六条 每年形成的会计档案，由会计档案管理人员负责定期统一收集、立卷归档，并在规定期限内保管。

第七条 收集应归档的会计档案时，会计档案管理人员与有关人员应及时办理交接手续。交接双方应当面认真进行清点，填写有关交接记录，并签名、盖章。

第八条 会计档案的整理、装订、立卷、归档应按档案管理部门的规定完成。

（一）会计档案立卷采用年度/保管期限/档案类别的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开，再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。

（二）会计凭证的整理与装订。凭证应按月装订，凭证过多的管理部、科室可以分若干册装订。已装订成册的凭证，应在凭证封面上逐项填写清楚，编列顺序号，注明日期、保管期限及档号，由装订人员（主管会计）在加封处盖章。

（三）账簿的整理与装订。

1、各种活页账分类别按年装订。

2、各种订本式账，要填写“账首”和“账页目录”，并且另加封面、封底，在装订处加封。封面注明账簿名称、年度、保管期限及档号，由装订人员（主管会计）在加封处盖章。

（四）报表的整理与装订。月度、季度、年度报表均按年装订。装订时应加封面、封底，并装订处加封。封面注明报表名称、年度、保管期限及档号，由装订人员（主管会计）在加封处盖章。

（五）信息管理系统开发和修改文档资料的整理与装订。信息管理系统开发和修改的业务修改书、系统功能说明书和操作手册等档案资料应于系统投入使用或修改应用后，按年装订。装订时应加封面、封底，并装订处加封。封面应注明系统名称、年度、保管期限及档号，由装订人员、主管会计及相关技术人员在加封处盖章。

（六）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

第九条 已启用的会计软件程序及计算机生成的会计数据，必须及时进行备份或打印输出，在分类整理及装订成册并按规定编号、登记后，归档保管。

（一）会计软件程序在安装投入使用时，应对原件及时备份，制作副本；然后，将会计软件程序原件与副本各一份以及与其有关的资料（如操作手册、技术手册等）按期归档保存。

（二）计算机生成的会计数据应按规定备份后及时归档保存。

（三）归档保存的备份文件会计软件程序和计算机生成的会计数据，要尽量采用可靠的介质存储，且必须是在安全无毒的条件下生成的。

（四）归档保存的会计软件原件应注明购买日期、安装启用日期等标识，备份的会计软件应在标签上注明备份的版本、时间、备份人等。

（五）除满足归档保存要求外，会计部门应留存一套复制的操作系统软件和会计软件副本，以及用光盘、磁盘等存储介质备份的会计数据，以备会计电算化日常工作中需要恢复系统数据时使用。

第三章  会计档案的保管

第十条 会计档案保管的基本要求是做到安全和保密，因此，必须采取以下措施：

（一）建立必要的设施并配置相关器具

1、设立专门的档案室并保持适宜的环境；

2、配置档案柜、档案袋和档案盒等管理用具和器材；

3、档案室、档案管理用具和器材应符合国家规定的技术条件且能满足工作需要。

（二）建立、健全会计档案保管责任制

1、会计档案管理人员应具备基本的档案管理知识和技能，具有高度的工作责任感；

2、会计档案管理人员必须认真履行自己的职责，保证会计档案安全完整，严防发生会计档案毁损、散失和泄密现象；

3、会计档案管理人员对于违反会计档案管理制度的行为，有权进行检查纠正，情节严重的，应当及时报告领导或有关部门严肃处理；

4、中心会计部门和各管理部的负责人应对会计档案管理人员的工作经常给予必要的指导和监督。

（三）按科学的方法进行保管

1、会计档案管理人员应及时编制会计档案保管清册，并对保管情况定期进行检查、记录；

2、已归档的会计档案，不得随意堆放，应及时在档案袋、档案盒等进行封装后放入档案柜；

3、存放会计档案时，应按查找方便的要求相对固定的放置、排列，做到整齐、有序；

4、根据各类会计档案不同的性质和特点，采取分类保管的方法妥善保管，其中：

（1）需永久保存的会计档案应准备双份，及其它重要的会计档案应准备双份，并存放在两个不同的地点；

（2）采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检测和复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失；

（3）存储电子数据的光盘、磁盘、磁带等可设专柜保管，存放时应注意不弯曲，不挤压。

5、采取切实可行的措施，做好与会计档案有关的防盗、防潮、防尘、防静电、防化学腐蚀以及防虫蛀、防鼠咬等工作；

6、对破损、变质的会计档案应及时修复或作其他技术处理。

第十一条 会计档案必须按规定的期限保管。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、10年、15年和25年四类。

第十三条  会计软件程序以及会计软件的全套文档资料，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

第十四条 归档保管的以光盘、磁盘、磁带及其它磁性介质等存储的会计数据，保管期限与打印输出的书面形式的会计凭证、账簿和报表相同。

第十五条 本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管保管原则上应当按照本制度附表所列期限执行。

第十六条 会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十七条 保管期限已满的会计档案如需查阅利用，可根据实际需要适当延长保管时间。

第四章  会计档案的移交

第十八条 除中心另有规定外，各分中心当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可由各分中心保管一年，并在期满次年的3月底之前移交中心会计部门统一保管。因工作需要也可适当延长移交时间，但最长不超过三年。

第十九条 会计档案移交时原则上应当保持原卷册的封装，经中心会计部门档案管理人员检查不符合整理编目规定的，由各分中心负责重新整理。接收之后一般不再拆封，确需拆封的，中心会计部门档案管理人员须与各管理部有关人员共同进行，以分清责任。

第二十条 各分中心不得以任何理由拒绝按规定向中心会计部门移交会计档案，中心会计部门也不得以任何理由拒绝按规定接收会计档案。严禁会计档案管理人员或其他个人自行封存所经手的会计档案。

第二十一条 交接会计档案，按照以下程序进行：

（一）由移交方分门别类逐卷（册）编制会计档案卷内目录一式三套，其中两套作为会计档案移交清册，一套留接收方供其日常查阅会计档案使用。会计档案移交清册还应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

（二）交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项进行清点。

（三）交接会计档案时，交接双方经办人和交接双方负责人（作为监交人）均应在场，并在清点无误后，由双方交接经办人、监交人共同在移交清册上签名或盖章，同时加盖接交双方单位（部门）的公章。

（四）会计档案移交清册一式两套，交接双方各存一套备查。

第五章  会计档案的调阅和使用

第二十二条 会计档案管理部门及其有关人员，应积极创造条件，充分发挥会计档案的作用，为利用会计档案开展各项工作提供必要的服务。

第二十三条 会计档案管理部门应设置有关登记簿，建立会计档案的调阅和使用工作记录。凡发生有关事项，会计档案管理人员应及时完整地对调用人员的姓名，调用目的、时间、地点、方式，所调用的会计档案的名称、种类、数量、编号、内容以及审批人员等信息进行记录。

第二十四条 凡调用会计档案，必须办理书面的申请及审批登记手续，提供人员、收取人员、审批人员应在有关登记簿上签名或者盖章。未经许可，会计档案管理人员不得擅自将经手管理的会计档案以传阅、复制和外借等形式提供给他人。

（一）内部人员调阅会计档案，须经中心会计部门或各分中心负责人同意一般应在存放会计档案的地点（档案室）查阅。报中心分管主任批准后，在指定地点查阅。

（二）外单位人员调阅会计档案要有正式公文及本人有效身份证明，经中心会计部门或各分中心负责人同意报中心分管主任批准后，在指定地点查阅。

第二十五条 调阅和使用会计档案时，原件原则上不得带出、借出，一般应只提供副本或复制件，提供复制件时，不得拆散原卷册。

第二十六条 严禁任何人在调阅、复制和使用的会计档案上涂画及做任何记录，以及拆封或抽换、撕扯及其它损毁会计档案的行为。

第二十七条 会计档案管理人员应对调用会计档案情况进行实时的全过程的现场监督，不得将会计档案交给调阅人员自由调阅、复制。

第六章  会计档案的销毁

第二十八条 保管期满的会计档案如需销毁按以下程序进行：  

（一）由中心分管主任负责，并由中心办公室、会计部门共同组成鉴定小组。

（二）对已满或超过保管期限且需要销毁的会计档案逐卷进行鉴定。

（三）抽出正在建设期间的基建项目会计档案和与未结清债权债务有关的原始凭证及会计账簿，另行立卷并在会计档案销毁清册和保管清册中列明，继续保管到结清债权债务或结清有关会计事项为止。

（四）对已无继续保存价值并确定销毁的会计档案，分门别类逐卷编制销毁清册，列明卷号、名称、形成年月、应保管期限、已保管期限和销毁原因等，并书面提出综合性的销毁意见。

（五）将销毁意见和销毁清册提交中心领导集体研究审查，同意后由中心主任签署意见。

（六）销毁会计档案，由中心办公室和会计部门共同派员监销，还应按规定同时由市财政部门派员监销。

（七）监销人员在销毁前要依据批准的销毁清册对即将销毁的会计档案进行认真清点核对，销毁后要在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告中心领导。

第七章  附    则

第二十九条 违反本制度以及转移、隐匿、篡改、毁弃会计档案的，按中心有关规定对责任人进行批评教育或给予行政处分，情节严重的，移送有关部门追究其相应的法律责任。