提取档案管理制度

第一章  总   则

第一条  为了加强固原市住房公积金管理中心（以下简称中心）的住房公积金提取档案（以下简称提取档案）管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》，结合中心实际，特制定本办法。

第二条  提取档案是指住房公积金管理活动中形成的住房公积金提取备案资料，是记录和反映住房公积金提取情况的重要史料和证据。

第三条  提取档案包括以下资料：

（一）单位介绍信及其他单位出具的相关资料；

（二）职工身份证、结婚证等个人相关资料复印件；

（三）购房合同（或房屋买卖契约）、付款票据（或契税完税凭证）、房产证、土地证等房管、土地及房产开发公司出具的相关资料复印件。

（四）借款合同、借款凭证、还款明细等银行出具的相关资料复印件。

（五）其他相关部门出具的相关资料。

第四条  中心应指定专人负责提取档案资料管理工作。

第二章  提取档案的立卷、归档

第五条  应立卷归档的提取资料，必须及时移交给档案管理部门和人员集中管理，任何个人不得据为己有。

第六条  每年形成的提取档案，由档案管理人员负责定期统一收集、立卷归档，并在规定期限内保管。

第七条  收集应归档的提取档案时，档案管理人员与有关人员应及时办理交接手续。交接双方应当面认真进行清点，填写有关交接记录，并签名、盖章。

第八条  提取档案的整理、装订、立卷、归档应按档案管理部门的规定完成。

（一）提取档案立卷采用年度/保管期限/档案类别的分类方法。即先将同一年度形成的提取档案按保管期限分开，再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。

（二）提取档案的整理与装订。提取资料应按月装订，凭证过多的管理部、科室可以分若干册装订。已装订成册的档案资料，应在凭证封面上逐项填写清楚，编列顺序号，注明日期、保管期限及档号，由装订人员在加封处盖章。

第三章  提取档案的保管

第九条  提取档案保管的基本要求是做到安全和保密，因此，必须采取以下措施：

（一）建立必要的设施并配置相关器具。

1、设立专门的档案室并保持适宜的环境；

2、配置档案柜、档案袋和档案盒等管理用具和器材；

3、档案室、档案管理用具和器材应符合国家规定的技术条件且能满足工作需要。

（二）建立、健全会计档案保管责任制。

1、提取档案管理人员应具备基本的档案管理知识和技能，具有高度的工作责任感；

2、提取档案管理人员必须认真履行自己的职责，保证提取档案安全完整，严防发生提取档案毁损、散失和泄密现象；

3、提取档案管理人员对于违反档案管理制度的行为，有权进行检查纠正，情节严重的，应当及时报告领导或有关部门严肃处理；

4、中心档案管理部门和各分中心的负责人应对提取档案管理人员的工作经常给予必要的指导和监督。

（三）按科学的方法进行保管。

1、提取档案管理人员应及时编制提取档案保管清册，并对保管情况定期进行检查、记录；

2、已归档的提取档案，不得随意堆放，应及时在档案袋、档案盒等进行封装后放入档案柜；

3、存放提取档案时，应按查找方便的要求相对固定的放置、排列，做到整齐、有序；

4、根据各类提取档案不同的性质和特点，采取分类保管的方法妥善保管，采取切实可行的措施，做好与会计档案有关的防盗、防潮、防尘、防静电、防化学腐蚀以及防虫蛀、防鼠咬等工作；

5、对破损、变质的提取档案应及时修复或作其他技术处理。

第十条  提取档案必须按规定的期限保管。其保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第十一条  提取档案保管期限为定期，保管期限为15年。

第十二条  本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十三条  提取档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十四条  保管期限已满的提取档案如需查阅利用，可根据实际需要适当延长保管时间。

第四章  提取档案的移交

第十五条  除中心另有规定外，各分中心当年形成的提取档案，在会计年度终了之后，可由各分中心保管一年，并在期满次年的3月底之前移交中心档案部门统一保管。因工作需要也可适当延长移交时间，但最长不超过三年。

第十六条  提取档案移交时原则上应当保持原卷册的封装，经中心档案部门档案管理人员检查不符合整理编目规定的，由各分中心负责重新整理。接收之后一般不再拆封，确需拆封的，中心档案部门档案管理人员须与各分中心有关人员共同进行，以分清责任。

第十七条  各分中心不得以任何理由拒绝按规定向中心档案部门移交提取档案，中心档案部门也不得以任何理由拒绝按规定接收提取档案。严禁提取档案管理人员或其他个人自行封存所经手的会计档案。

第十八条 交接提取档案，按照以下程序进行：

（一）由移交方分门别类逐卷（册）编制提取档案卷内目录一式三套，其中两套作为提取档案移交清册，一套留接收方供其日常查阅提取档案使用。提取档案移交清册还应列明移交的提取档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

（二）交接双方按照提取档案移交清册所列内容逐项进行清点。

（三）交接提取档案时，交接双方经办人和交接双方负责人（作为监交人）均应在场，并在清点无误后，由双方交接经办人、监交人共同在移交清册上签名或盖章，同时加盖接交双方单位（部门）的公章。

（四）提取档案移交清册一式两套，交接双方各存一套备查。

第五章  提取档案的调阅和使用

第十九条  提取档案管理部门及其有关人员，应积极创造条件，充分发挥提取档案的作用，为利用提取档案开展各项工作提供必要的服务。

第二十条  提取档案管理部门应设置有关登记簿，建立提取档案的调阅和使用工作记录。凡发生有关事项，提取档案管理人员应及时完整地对调用人员的姓名，调用目的、时间、地点、方式，所调用的提取档案的名称、种类、数量、编号、内容以及审批人员等信息进行记录。

第二十一条  凡调用提取档案，必须办理书面的申请及审批登记手续，提供人员、收取人员、审批人员应在有关登记簿上签名或者盖章。未经许可，提取档案管理人员不得擅自将经手管理的会计档案以传阅、复制和外借等形式提供给他人。

（一）内部人员调阅提取档案，须经中心档案部门或各管理部负责人同意一般应在存放提取档案的地点（档案室）查阅。报中心分管主任批准后，在指定地点查阅。

（二）外单位人员调阅提取档案要有正式公文及本人有效身份证明，经中心档案部门或各管理部负责人同意报中心分管主任批准后，在指定地点查阅。

第二十二条  调阅和使用提取档案时，原件原则上不得带出、借出，一般应只提供副本或复制件，提供复制件时，不得拆散原卷册。

第二十三条  严禁任何人在调阅、复制和使用的提取档案上涂画及做任何记录，以及拆封或抽换、撕扯及其它损毁会计档案的行为。

第二十四条  提取档案管理人员应对调用提取档案情况进行实时的全过程的现场监督，不得将提取档案交给调阅人员自由调阅、复制。

第六章  提取档案的销毁

第二十五条  保管期满的提取档案如需销毁按以下程序进行：  

（一）由中心分管主任负责，并由中心办公室、会计部门共同组成鉴定小组。

（二）对已满或超过保管期限且需要销毁的提取档案逐卷进行鉴定。

（三）对已无继续保存价值并确定销毁的提取档案，分门别类逐卷编制销毁清册，列明卷号、名称、形成年月、应保管期限、已保管期限和销毁原因等，并书面提出综合性的销毁意见。

（四）将销毁意见和销毁清册提交中心领导集体研究审查，同意后由中心主任签署意见。

（五）销毁提取档案，由中心办公室和档案部门共同派员监销，还应按规定同时由市财政部门派员监销。

（六）监销人员在销毁前要依据批准的销毁清册对即将销毁的会计档案进行认真清点核对，销毁后要在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告中心领导。

第七章  附    则

第二十六条  违反本办法以及转移、隐匿、篡改、毁弃提取档案的，按中心有关规定对责任人进行批评教育或给予行政处分，情节严重的，移送有关部门追究其相应的法律责任。