贷款档案管理制度

第一章  总  则

第一条 为了进一步规范住房公积金个人贷款档案管理，有效地保护和利用档案，落实住房公积金个人贷款档案管理的集中统一原则，维护档案完整与安全，便于各科室、分中心利用，结合我市实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称的住房公积金个人贷款档案，是指住房公积金个人贷款业务活动中直接形成的，具有考查和利用价值的归档保存的合同、职工基本资料、贷款业务资料及其它相关资料。它所产生的档案内容涉及到信贷管理，也涉及到档案管理。

第三条 住房公积金个人贷款档案管理应遵循以下原则：一是集中统一管理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范管理原则。

第二章   贷款档案管理机构、人员及职责

第四条 住房公积金个人贷款档案实行集中统一管理，中心建立专门的住房公积金个人贷款档案库，各分中心不得存放贷款档案。

第五条 中心在住房信贷科设立住房公积金个人贷款资料档案库，配备专职档案管理员，专门负责住房公积金个人贷款档案的形成、积累和归档整理工作。

第六条 住房公积金个人贷款档案库管理员专职负责档案管理工作。其职责是：负责接收各管理部移交管理的住房公积金个人贷款档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责住房公积金个人贷款档案的各项基础管理工作；对所管理的住房公积金个人贷款档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。

第三章  贷款档案的建立

第七条 住房公积金个人贷款档案分为贷款档案、未贷款档案和还清全部贷款档案三类。

第八条 贷款档案以“单笔个人贷款”为一个个人住房贷款档案的“案卷”，在此基础上进行归档整理。以“卷”为单位，实行“多笔一盒”的整理，将资料齐全完整的个贷档案，每十五笔按序号、时间装入档案盒内。住房公积金个人贷款审贷小组会议记录按年度单独归档整理。

第九条 住房公积金个人贷款所形成的完整资料包括：个人住房公积金贷款申请（审批）表（原件）、协助代扣代缴住房公积金贷款本息承诺书（原件）、质押担保承诺书（原件）、个人借款申请（原件）、单位介绍信（原件）、夫妻双方工资收入证明（原件）、借款人及担保人身份证、户口本首页、本人页及变更页（复印件）、婚姻关系证明（复印件）、购房合同（原件）或二手房买卖协议（原件）、自建住房的土地规划批准手续（原件）、首付款发票或收据（原件）、二手房过户契税完税凭证（原件）、贷款抵押《房屋所有权证》（复印件）、借款合同、借款借据。

第四章  贷款档案的移交、归档、装订及保管

第十条 住房信贷科业务员将归档的文件资料整理后移交档案管理人员。各分中心在次年向中心档案管理人员移交上一年度发放的整理完毕的贷款档案资料，填写档案移交清单，经负责人审核后，向住房公积金个人贷款档案库进行移交。

第十一条 住房公积金个人贷款档案资料要便于保管、查找和利用。档案管理员要严格按照住房公积金个人贷款档案管理的建档要求，对各分中心移交的档案资料进行整理，审核确认移交档案资料完整、规范后，及时登记、归档入库。

住房公积金个人贷款档案组卷建档后，档案库管理员要以方便检素为目的，建立档案目录素引。对未贷款的要归入未贷款档案中；对还清贷款的档案，管理员要及时将涉及该笔贷款的相关档案资料抽出，归入还清全部贷款档案中。

第十二条 住房公积金个人贷款档案库管理员要对个贷资料进行装订，具体要求如下：

（一）装订的档案资料厚度要适中，按顺序排列装订。

（二）目录、移交清单、借阅登记簿、档案销毁清单等的填写必须书写工整、规范，一律用碳素墨水钢笔或黑色签字笔。

（三）归档资料出现破损、局部残缺的，需要修补后再装订。

（四）住房公积金个人贷款档案用纸规格采用国际标准A4型白色纸张。

第十三条 住房公积金个人贷款档案库（柜）必须保持整洁卫生，做到放火、防潮、防盗、防泄密、防虫蛀、防霉变。

第五章  贷款档案的调阅

第十四条 住房公积金贷款档案的调阅必须建立登记制度。对已归档保管的贷款档案，因需要调阅时，要经中心分管领导同意后方可调阅。档案管理员要详细记录调阅人员姓名、单位、时间等内容，调阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散，用后必须及时归还。查阅时，应有专人在场陪同。查阅人员需索取有关资料时，必须经中心分管领导同意后，方可抄录和复制，严禁将原件抽出借用。

第六章  贷款档案的销毁

第十五条 对超过保存期限（贷款还清后一年）需要销毁的贷款档案，由住房信贷科提出销毁意见，建立《贷款档案销毁清单》，并经档案管理员提出和慎重鉴定，中心分管领导审核批准后，方可销毁。销毁贷款档案时，由中心分管领导、住房信贷科负责人和贷款档案管理人员共同现场监销。

第七章  附  则

第十六条 中心选配的贷款档案管理人员，要切实履行岗位职责，凡发生遗失档案资料的，视情节轻重进行责任追究。

第十七条 本制度由中心制定、解释和修订。